Ontzorg jij jouw collega’s waar jij kunt in faciliterende, administratieve, secretariële en personele taken? Lees dan snel verder hoe jij je bij ons team kunt aansluiten als Office Assistent!

In de rol van Office Assistent bij Holland Reklame en Standbouw B.V. zorg je ervoor dat de dagelijkse processen soepel verlopen, dat collega\'s kunnen schitteren in wat ze doen, en dat de directie op jou kan vertrouwen. Jij bent hét centrale aanspreekpunt binnen ons bedrijf. Jij bent representatief en ontvangt onze klanten vriendelijk. Daarbij is het voor jou vanzelfsprekend dat je de klant en jouw collega’s gedurende deze afspraak verzorgt met een bakkie koffie, thee of water.

Facturatie, verwerken urenregistratie, bijhouden uitgifte bedrijfseigendommen; zomaar wat administratieve werkzaamheden waar jij jouw hand niet voor omdraait. Tevens behoren organiseren en plannen tot jouw superkrachten. Je organiseert vergaderingen, waarbij je de agenda voorbereid en je bent aanwezig om de notulen in orde te maken.

Jouw werkzaamheden bestaan uit:

• Verantwoordelijk voor aanname algemene telefoon en ontvangst van bezoekers;

• administratieve werkzaamheden, zoals het verwerken van in- en uitgaande post, voorraadbeheer kantoor- en schoonmaakartikelen en verwerken klantgegevens in verschillende softwareprogramma’s;

• verwerking urenregistratie, incl. verwerking ziekmeldingen, uit dienst meldingen, jaarafsluiting, start van het jaar;

• vergaderingen voorbereiden, agenderen, bijwonen en notuleren;

• administratieve afhandeling van projecten, waaronder eindfacturatie en het maandelijks bijhouden en factureren van projecten met een lange looptijd;

• diverse werkzaamheden m.b.t. transport: tankpassen voor medewerkers in orde maken, kilometerregistratie verwerken van wagenpark, administratie RDW op orde houden;

• bedrijfskleding: wordt momenteel bijgehouden door planner, samen gaan jullie een plan opstellen, uiteindelijk heb jij de verantwoordelijkheid voor de uitgifte en registratie hiervan;

• ondersteunen boekhouder, directie en HR waar nodig.

Wat breng je mee?

Je hebt minimaal mbo-niveau 4 afgerond of enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend; in woord en je schrijft helder, creatief en foutloos Nederlands. Basiskennis van Engels is noodzakelijk, kennis van andere talen (zoals Duits) is mooi meegenomen, maar geen vereiste. Je bent vertrouwd met het Microsoft Office Pakket, waaronder Outlook, Word en Excel. Daarnaast leer je moeiteloos werken met nieuwe systemen en softwareprogramma’s.

Je komt terecht in de dynamische wereld van de evenementen, waarbij deadlines niet verplaatst kunnen worden. Je staat dan ook stevig in je schoenen, waarbij je goed prioriteiten kunt stellen en deze kunt wijzigen indien nodig. Je bent in staat om grenzen te stellen en problemen op te lossen. Betrouwbaarheid is jouw handelsmerk, vooral als het gaat om vertrouwelijke informatie van jouw collega’s, de opdrachtgevers en leveranciers.

Wat hebben wij jou te bieden?

• Een veelzijdige en uitdagende baan binnen een dynamische omgeving;

• parttime functie voor 24-32 uur, met een flexibel schema waarin de uren over 3-5 werkdagen verdeeld kunnen worden;

• gezellige, betrokken en gedreven collega’s, allen met liefde voor het vak;

• wekelijks vers fruit van de fruitteler uit de omgeving;

• telefoon van de zaak;

• goed arbeidsvoorwaardenpakket conform de geldende cao Tentoonstellingsbedrijven;

• salaris wordt ingeschaald naar ervaring en competenties, in groep 4 binnen de cao Tentoonstellingsbedrijven.

Waar kom je te werken?

Holland Reklame en Standbouw is een familiebedrijf en al ruim 40 jaar actief binnen de evenementenbranche. Met 32 enthousiaste collega’s werken wij vanuit Zeewolde dagelijks aan vele nationale- en internationale opdrachten. Door onze grote voorraad aan tapijttegels en systeembouw, zijn wij in staat om beurzen volledig te voorzien van tapijt en standbouw. We zijn een full-service standbouwer, aanvullend verzorgen we daarom ook verlichting, meubilair en belettering. Heeft de opdrachtgever een specifiek verzoek? We denken graag mee om aan alle wensen te voldoen, niets is te gek.

Ben jij degene die wij zoeken?

Stuur dan jouw sollicitatie naar vacatures@hrsb.nl of reageer via de ‘solliciteer nu’ button.

Heb je vragen? Bel gerust met Esther Spillekom: 036 – 522 56 66.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.